Tổ Chức Sự Kiện Họp Báo từ A-Z Quy trình- Chi phí tổ chức

Tổ chức sự kiện họp báo hiện nay là công cụ truyền thông hữu hiệu. Nhằm truyền thông rộng rãi tới công chúng thông qua kênh truyền hình, báo chí. Về sự ra mắt một thương hiệu, một doanh nghiệp, một sản phẩm mới hay chuỗi sự kiện sắp tới.

Cùng tham khảo tất cả những thông tin cần biết để tổ chức sự kiện họp báo ấn tượng, thành công, hiệu quả.

Nội dung bài viết

1 Quy trình tổ chức sự kiện họp báo
2 Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo tại An Event
3 Hình ảnh một số sự kiện Họp báo An Event tổ chức thực hiện

Quy trình tổ chức sự kiện họp báo

Bước 1: Xác định mục tiêu họp báo

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu, từ đó xác định cơ quan báo chí, truyền hình phù hợp
Xác định đẳng cấp, quy mô tương xứng với thương hiệu, từ đó xác định mức ngân sách tổ chức họp báo
Xác định mục tiêu truyền thông: số lượng bài báo, bản tin truyền hình, hiệu quả truyền thông mạng xã hội (số bài đăng, số lượt tương tác..)

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức họp báo

Thời gian tổ chức họp báo thường vào giờ hành chính, tức các buổi sáng và chiều trong tuần. Thời gian diễn ra buổi sáng thường từ 9 – 11h, chiều từ 14h30 – 16h30. Thời lượng tổ chức khoảng 1.5 tiếng đến 2 tiếng. Không nên quá ngắn hoặc quá dài, đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin, tránh lan man.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Điều kiện tổ chức cân nhắc đầy đủ tới các yếu tố sau:

Khoảng cách từ địa điểm đến trung tâm thành phố
Không gian, cách bài trí, số lượng khách tối đa
Sự trang trọng phù hợp với ngân sách dự kiến, đối tượng khách mời
Trang thiết bị: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình led, máy chiếu…

Tổ chức họp báo tại khách sạn Melia Hà Nội

Dể tránh rủi ro thời tiết cũng như tiếng ồn, đảm bảo sự riêng tư, thường họp báo được tổ chức trong nhà. Địa điểm thường dùng tổ chức họp báo là khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng của doanh nghiệp.

Các khách sạn, trung tâm lớn, uy tín tại Hà Nội thường có lượng khách lớn, đặt giữ chỗ sớm. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm, quý khách hàng nên lưu ý:

Liên hệ báo giá sớm, tránh bị mất chỗ
Yêu cầu báo giá trọn gói, toàn bộ chi phí thuê phòng, thiết bị âm thanh, ánh sáng, mang thiết bị ngoài vào setup, teabreak, thiết bị hội thảo (bục phát biểu và hoa, giấy bút, nước..)
Xác định rõ thông tin về thời gian nhận phòng setup, thời gian di dời toàn bộ đồ
Trong thời điểm diễn biến dịch COVID phức tạp, nên chủ động trao đổi về phí hoãn, huỷ thuê phòng

Tham khảo thông tin về khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội, tại đây.

Bước 4: Lập danh sách khách mời, báo chí

Lựa chọn danh mục báo chí, truyền hình có cùng tập đối tượng khách hàng. Soạn thông cáo báo chí, gửi cùng thư mời trước sự kiện họp báo khoảng một tuần.

Thư mời cần cung cấp rõ ràng, đầy đủ thông tin, thẩm mỹ, trang trọng. Nhằm thể hiện một phần tinh thần của sự kiện, và sự tôn trọng dành cho khách mời, tăng khả năng thu hút khách mời đến sự kiện.

Trước ngày diễn ra họp báo, nên liên hệ để xác nhận sự có mặt của khách mời. Từ đó có những phương án dự phòng thích hợp, đảm bảo đón tiếp khách chu đáo, tránh lãng phí.

To chuc hop bao Giai bong HPL 4 — Nhà báo đặt câu hỏi trong Họp báo Tổ chức giải bóng đá HPL – Sài Gòn Special

Bước 5: Xây dựng kịch bản chương trình họp báo

Thông tin, nội dung chủ đề của họp báo sẽ là yếu tố thu hút báo chí, truyền hình tới sự kiện.

Ngoài ra, doanh nghiệp thường tổ chức trang trọng, đẳng cấp. Cùng với sự hỗ trợ của những thiết bị sự kiện hiện đại, nghệ sỹ biểu diễn, góp phần tạo nên điểm độc đáo, thu hút khách mời.

Các tài liệu cần có tổ chức họp báo:

Kịch bản khung chương trình: gồm các nội dung chính, thời gian
Kịch bản MC: lời dẫn của MC
Bài phát biểu
Bài thuyết trình
Video, hình ảnh giới thiệu sự kiện
Thiết kế ấn phẩm truyền thông backgroud, visual, backdrop check-in, hastag..
Thông cáo báo chí, tài liệu về doanh nghiệp, sản phẩm, sự kiện

Đại diện công ty phát biểu trong họp báo

Bước 6: Xin giấy phép tổ chức sự kiện họp báo

Một trong những rủi ro hiếm gặp nhưng vẫn xảy ra là không xin giấy phép tổ chức sự kiện.

Nguy cơ dừng tổ chức sự kiện do không được cấp phép, gây lãng phí lớn ngân sách, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp. Quý khách nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp phép tổ chức bao gồm:

Đơn xin phép tổ chức họp báo
Bản sao giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh công chứng
Các giấy tờ liên quan đến sự kiện: kịch bản, danh mục bài hát biểu diễn nếu có

Bước 7: Thuê thiết bị sự kiện, book nhân sự biểu diễn

Dựa vào khung chương trình, thuê các thiết bị sự kiện phù hợp. Một số thiết bị thường dùng trong tổ chức họp báo:

Âm thanh, ánh sáng (Khách sạn thường cung cấp bộ cơ bản)
Màn hình led, máy chiếu (Phù hợp trình chiếu video, bài thuyết trình..)
Sân khấu, backdrop
Tiểu cảnh trang trí sân khấu
Photobooth check-in
Bàn ghế, bộ đàm, giấy, bút…

Quý khách nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, có nhiều kinh nghiệm tổ chức tại các khách sạn, trung tâm lớn. Nguyên nhân vì mỗi khách sạn, trung tâm có yêu cầu, quy trình, thủ tục làm việc khác nhau.

Nếu quý khách có băn khoăn, gọi ngay cho An Event để nhận được sự tư vấn hỗ trợ tốt nhất.

Đặt lịch nhân sự, nghệ sỹ biểu diễn: ca sỹ, MC, vũ đoàn, nhân sự quay chụp sự kiện, PGs..

Bước 8: Lắp đặt thiết bị, tổng duyệt chương trình

Với chương trình lớn, nhiều thiết bị, nên tiến hành lắp đặt trước sự kiện 1 – 2 buổi. Các công việc cần thực hiện tổng duyệt tránh sai sót trong quá trình tổ chức sự kiện:

Đăng kí vào đồ với khách sạn
Lắp đặt thiết bị, đảm bảo quy trình an toàn của khách sạn, tránh chậm tiến độ thi công
Test thử hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng, máy chiếu, màn led
Chạy chương trình theo đúng kịch bản
Thảo luận với MC, diễn giả những nội dung trọng tâm, lưu ý, chỉnh sửa nếu có
Phân chia nhân sự phụ trách, hỗ trợ từng khu vực: khu vực đón khách, khu vực khách mời, khu vực máy quay chụp, khu vực sân khấu, khu vực bàn kỹ thuật..
Kiểm tra các vật dụng (thẻ báo chí, biển tên, quà tặng), tài liệu…

Tổng duyệt nhân sự, thiết bị trước họp báo

Bước 9: Tổ chức họp báo

Nhân sự chạy sự kiện cần có mặt đúng vị trí trước khi sự kiện bắt đầu. Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.

Tổ chức họp báo theo đúng kịch bản chương trình.

Khi có vấn đề phát sinh, cần báo ngay cho tổng phụ trách để xử lý ngay lập tức.

Đại diện Ban tổ chức trả lời phỏng vấn trong họp báo

Bước 10: Đánh giá kết quả tổ chức sự kiện họp báo

Sau khi kết thúc họp báo, cần tiến hành đánh giá, tổng kết. Việc rút kinh nghiệm góp phần tổ chức sự kiện sau hiệu quả, thành công hơn.

Đánh giá về công tác tổ chức
Gửi lời cảm ơn đến báo chí, khách mời tham dự họp báo
Tổng kết hiệu quả truyền thông so với mục tiêu đề ra
Rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo tại An Event

Tổ chức Họp báo cần nhiều kinh nghiệm, nếu doanh nghiệp băn khoăn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. An Event sẽ tiến hành tư vấn, xây dựng quy trình, lên báo giá cụ thể chi tiết chi khách hàng.

Ngoài việc tổ chức họp báo trọn gói, An Event cung cấp các dịch vụ hỗ trợ tổ chức như sau:

Cho thuê thiết bị sự kiện, không qua trung gian. Bao gồm: Âm thanh, Ánh sáng, Màn hình Led, Màn chiếu, máy chiếu, backdrop, sân khấu, photobooth..
Cho thuê nghệ sỹ, nhân sự sự kiện. Bao gồm: ca sỹ, MC, vũ đoàn, nhân sự quay chụp sự kiện, PGs..