Tổ Chức Hội Thảo, Hội Nghị Chuyên Nghiệp Tại Hà Nội – An Event

Bạn muốn tổ chức hội thảo, hội nghị thành công nhưng không nắm được quy trình sản xuất? Bạn muốn tích lũy những kinh nghiệm tổ chức hội thảo cho sự kiện sắp tới? Tất cả những mong muốn này sẽ được An Event chia sẻ trong bài viết dưới đây. Ngay bây giờ chúng ta hãy cùng nhau khám phá nhé!

Hiểu về các hình thức tổ chức hội thảo hiện nay

Hình thức hội thảo Workshop

Workshop là hình thức tổ chức hội thảo phổ biến. Thông qua hình thức này mọi người có thể chia sẻ kiến thức về một lĩnh vực cụ thể như: tài chính, marketing, ngân hàng… Trong buổi workshop nhiều vấn đề thực tế sẽ được đưa ra để bàn luận nhằm giúp cho người tham gia hiểu và nắm bắt được nhiều thông tin. Thông thường tổ chức hội thảo workshop thường khoảng từ 10 đến 20 người tham dự.

Hình thức hội thảo khoa học

Đây là hình thức các cá nhân, tổ chức thảo luận hoặc công bố những nghiên cứu của họ. Tại buổi hội thảo khoa học các diễn giả sẽ cùng những người có chuyên môn thảo luận về một vấn đề chung. Hình thức này không thể hiện sự PR, quảng cáo cho các công ty, doanh nghiệp.

Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học Viện y học ứng dụng Việt Nam do An Event tổ chức

Hình thức hội thảo du học

Hội thảo du học là hình thức giải đáp những băn khoăn, thắc mắc của mọi người về những vấn đề liên quan đến du học hoặc cuộc sống tại các quốc gia khác. Hội thảo du học thường được tổ chức nhằm tiếp cận khách hàng. Đồng thời giúp các công ty hoạt động trong lĩnh vực du học chuyển đổi thành hoạt động bán hàng.

Hình thức hội thảo tập huấn

So với hình thức hội thảo workshop, hình thức hội thảo tập huấn có quy mô lớn hơn và thường được tổ chức trong nội bộ, ban ngành. Qua buổi hội nào này mọi người sẽ cùng trao đổi những kiến thức, kinh nghiệm nhằm giúp công việc được diễn ra thuận lợi, hiệu quả hơn.

Tổ chức khai trương trọn gói, uy tín

Hình thức hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn là chương trình tổ chức với 1 diễn giả duy nhất, buổi hội thảo sẽ xoay quanh về một chủ đề chính. Thông thường buổi hội thảo sẽ đề cập đến một vấn đề thực tiễn trong công việc hoặc liên quan đến cơ sở lý luận đối với các hoạt động kinh doanh.

Quy trình tổ chức hội thảo đầy đủ, chuyên nghiệp

Giai đoạn lập kế hoạch, chuẩn bị

  • Xác định mục tiêu

Bất kỳ một hội thảo nào cũng có một mục tiêu nhất định. Việc xác định mục tiê rõ ràng sẽ giúp buổi thảo luận đi đúng hướng, hấp dẫn người tham dự. Đồng thời tránh được tình trạng lãng phí thời gian.

  • Đối tượng tham dự

Khi đã xác định được mục tiêu của buổi hội thảo, hội nghị bạn cần xác định được đối tượng tham dự. Với những mục tiêu giải pháp cho một vấn đề thì chỉ cần khoảng 10 người. Còn nếu mục tiêu bạn muốn thực hiện là thành lập công ty thì bạn có thể mời nhóm người, để thảo luận thuận lợi hơn hãy chia thành nhiều nhóm nhỏ.

Từ số người tham dự bạn hãy lập một danh sách thật chi tiết. Để phòng những trường hợp có thể thay đổi bạn có thể để trống một vài vị trí.

tổ chức hội thảo
Khi tổ chức hội thảo cần xác định được đối tượng tham dự
  • Chọn địa điểm tổ chức

Số lượng khách mời chính là yếu tố quyết định đến địa điểm tổ chức. Không gian tổ chức hội thảo cần chứa đủ số khách tham dự. Mặt khác, bạn cần quan tâm đến một số vấn đề sau để lựa chọn được địa điểm hợp lý nhất: Chất lượng trang thiết bị phòng tổ chức đáp ứng được nhu cầu truyền tải? Nội quy phòng họp có phù hợp không? Địa điểm tổ chức có thuận lợi cho việc đi lại hay không?

  • Truyền thông về sự kiện

Hội thảo có được tổ chức thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào truyền thông. Khi nhiều người biết đến hội thảo sẽ tạo cơ hội cho bạn đạt được mục tiêu và tiếp cận được khách hàng. Thông thường, truyền thông cho buổi hội thảo sẽ thực hiện những công đoạn sau: Gửi thư mời phóng viên, nhà báo, các đơn vị truyền thông, Gửi thiệp cho khách mời. Chuẩn bị tài liệu liên quan đến hội thảo cho khách mời tham dự. Chuẩn bị quà tặng cho đơn vị truyền thông, khách mời.

➬ Tham khảo: Dịch vụ tổ chức lễ mở bán

Giai đoạn tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo

  • Nội dung chương trình hội thảo

Nội dung hội thảo sẽ được thực hiện dựa theo mục tiêu và đối tượng tham gia. Để hội thảo được diễn ra thuận lợi, sôi nổi bạn cần xây dựng chủ đề thật tốt. Ngoài ra, những chủ đề liên quan đến hội thảo cũng có thể đề cập đến.

  • Bố cục chương trình

Khi đã xây dựng nội dung chương trình, bạn hãy tạo danh sách những vấn đề nổi bật. Từ  đó phát triển chúng thành những chi tiết để đề cập trong buổi hội thảo.

  • Các thiết bị phòng họp

Để buổi hội thảo được diễn ra theo kế hoạch, bạn có thể sử dụng trang thiết bị hiện đại. Chẳng hạn như: máy chiếu, màn chiếu, màn Led…

tổ chức hội thảo
An Event cho thuê máy chiếu tổ chức hội thảo khởi động dự án IOM
  • Tiệc tea break

Nếu thời gian của hội thảo kéo dài thì bạn nên chuẩn bị tiệc tea break. Việc này sẽ giúp khách mời có thời gian thư giãn khi tham dự. Tiệc trà trong khoảng thời gian giải lao sẽ giúp họ tỉnh táo và thoải mái hơn.

  • Dự kiến thời gian tổ chức

Đánh giá chính xác thời gian tổ chức hội thảo sẽ giúp chương trình thành công hơn. Để làm được điều này bạn cần nắm rõ từng giai đoạn thực hiện, thời gian tối đa cho mỗi phần thuyết trình. Chỉ có như vậy thì hội thảo mới được diễn ra theo đúng kế hoạch. Đồng thời giúp bạn hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra.

➬ Xem thêm: Tổ chức hội trợ triển lãm

Giai đoạn sau khi kết thúc hội thảo

  • Sau khi đã hoàn thành buổi hội thảo, bạn hãy làm một video tổng kết lại những vấn đề chính. Việc này sẽ giúp khách hàng có thể hiểu rõ nội dung.
  • Đánh giá chất lương của hội thảo để rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.
  • Gửi quà tặng cho khách mời để tạo thiện cảm, ấn tượng đối với họ.

Kinh nghiệm tổ chức hội thảo thực tế bạn nên tham khảo

  • Lên chủ đề thể hiện được mục đích, thông điệp của chương trình.
  • Tạo sự tin tưởng cho khách hàng bằng cách mời chuyên gia.
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp.
  • Lấy thông tin khách mời tham dự bằng cách đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên, điền form online…
  • Truyền thông cho chương trình.

Như vậy An Event đã chia sẻ cho các bạn quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị từ A – Z. Mong rằng với những thông tin hữu ích trên đã giúp bạn đọc “bỏ túi” được những kinh nghiệm quý báu giúp cho hội thảo diễn ra thành công, tốt đẹp.

Ngoài ra An Event còn tổ chức sự kiện cho các chương trình của công ty, lễ kỷ niệm, biểu diễn nghệ thuật, team building,… Chuyên cho thuê đầy đủ các thiết bị phục vụ sự kiện với số lượng lớn tại Hà Nội. Hãy liên hệ theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN AN EVENT VIỆT NAM

  • Địa chỉ Văn phòng: 38 Hoàng Ngân, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Địa chỉ Kho Thiết bị 1: TT2 ô số 50, Khu đô thị Văn Phú, Hà Đông, Hà Nội
  • Địa chỉ Kho Thiết bị 2: 20 Ngõ 73 – Nguyễn Trãi, Ngã Tư Sở, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Hotline 1: 0967.545.555
  • Hotline 2: 0845.282.555
  • Email: anevent.vn@gmail.com hoặc nguyet.anevent@gmail.com
  • Website: www.anevent.vn
  • Facebook: www.facebook.com/Anevent.vn
  • Youtube: www.youtube.com/channel/Anevent.vn
5/5 - (105 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0967.545.555

0967545555

0845282555