Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Chuyên Nghiệp Chi Tiết Từ A – Z

Tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng được nhiều khách hàng lựa chọn. Bởi sự kiện ngoài trời dễ bố trí, không gian rộng rãi, thoáng mát, không gây gò bó cho khách tham dự. Để tổ chức thành công sự kiện ngoài trời không hề đơn giản. Chính vì vậy, bài viết ngày hôm nay An Event sẽ bật mí cho các bạn những kinh nghiệm quý báu để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp.

Tư vấn tổ chức sự kiện ngoài trời

Địa điểm tổ chức

Đối với những chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần dựa vào đối tượng khách mời để lựa chọn địa điểm thích hợp nhất. Sự kiện ngoài trời thường được tổ chức tại những địa điểm như: bãi biển, công viên, sân vận động, sân golf, cung văn hóa…

Địa điểm lựa chọn cần đảm bảo không gian thoáng mát, rộng rãi chứa đủ khách tham dự, thuận tiện cho việc đi lại. Bên cạnh đó, bạn cần đáp ứng tốt vấn đề an ninh trật tự, đối với tài sản của khách mời nên có nhân viên trông giữ.

tổ chức sự kiện ngoài trời
Địa điểm lựa chọn cần đảm bảo không gian thoáng mát, rộng rãi chứa đủ khách tham dự

Thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức sự kiện cần đảm bảo yếu tố thời tiết nhằm giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, không làm ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình. Việc xem dự báo thời tiết sẽ giúp bạn nắm được thời tiết ngày tổ chức nắng hay mưa để có được phương án tổ chức tốt nhất.

Thiết bị tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời được xem là công cụ hoàn hảo giúp bạn thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng đối với khách mời. Chính vì vậy, việc đầu tư vào trang thiết bị là việc làm quan trọng không nên bỏ qua.

Bạn nên in backdrop với kích thước lớn, có tên của chương trình, công ty tổ chức và logo. Không gian tổ chức ngoài trời khá rộng, do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng cần đảm bảo chất lượng, công suất. Tất cả hệ thống trang thiết bị sử dụng có thể giúp khách mời hiểu được nội dung, thông điệp bạn muốn truyền tải.

Đề phòng thời tiết xấu có thể xảy ra, sân khấu tổ chức cần được trang bị nhà bạt không gian phù hợp với kích thước. Mặt khác, bạn cũng cần đảm bảo hệ thống hàng rào, giàn không gian chắc chắn.

Kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời

Để xây dựng kịch bản chương trình ngoài trời, bạn cần thực hiện những vấn đề sau:

  • Lên nội dung sự kiện trước từ 1 đến 2 tuần, sau đó thử tập duyệt và chạy thử chương trình.
  • Trong sự kiện cần có bài phát biểu của đại diện doanh nghiệp, phần khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.
  • Những tiết mục văn nghệ hấp dẫn, đặc sắc. Đồng thời nên có tổ chức các trò chơi trúng thưởng, ảo thuật… Điều này sẽ mang đến bầu không khí vui vẻ, sông động và kết nối mọi người.
  • Các tiết mục biểu diễn cần đảm bảo diễn ra theo kế hoạch.
  • Để làm nổi bật chương trình, bạn có thể mời các nghệ sĩ nổi tiếng tham dự.
  • Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm đối với những thực đơn lựa chọn trong chương trình. Ngoài ra, thực đơn cần phong phú và hợp khẩu vị của khách tham dự.
  • Đội ngũ an ninh cần túc trục trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chuẩn bị tốt công tác y tế nhằm đảm bảo sức khỏe khách mời cho khách hàng khi có sự cố.
tổ chức sự kiện ngoài trời
Lên kịch bản chi tiết khi tổ chức từ 1 đến 2 tuần trước khi diễn ra chương trình

Xem thêm: Báo Giá Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Chuyên Nghiệp Mới Nhất

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

  • Không gian tổ chức sự kiện ngoài trời rộng lớn, do đó khi trang trí bạn cần dựa vào chủ đề và không gian để setup.
  • Chuẩn bị địa điểm giữ xe cho khách mời. Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ thuê địa điểm bao gồm cả khu vực giữ xe, bảo vệ thì bạn nên trao đổi với họ về những điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo tài sản cho khách. Còn nếu không có thì bạn nên sắp xếp một vị trí gần địa điểm tổ chức và cử nhân viên trông coi tài sản.
  • Đảm bảo hệ thống âm thanh ánh sáng.
  • Đảm bảo an ninh trật tự.

An event chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

An event là một trong những đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Với bề dày kinh nghiệm hơn 10 năm của mình, An event đã tổ chức sự kiện thành công cho hàng trăm khách hàng.

Nhân viên sẽ tư vấn nhiệt tình, chu đáo giúp khách hàng có thể lựa chọn được dịch vụ phù hợp với sự kiện. Đội ngũ nhân viên của An event có chuyên môn cao, luôn chủ động trong công việc, lắng nghe những tâm tư nguyện vọng của khách hàng để đáp ứng nguyện vọng đó một cách tốt nhất.

tổ chức sự kiện ngoài trời
An event đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

Khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời, trong nhà của chúng tôi, khách hàng sẽ có được bản kế hoạch kịch bản chương trình cụ thể, chi tiết, mang nét đặc trưng riêng của mình. Tùy thuộc vào nhu cầu, mục đích khách hàng có thể lựa chọn thiết bị sự kiện, nhân sự, đội ngũ lễ tân, PG… cho chương trình.

Trên đây là những thông tin hữu ích về dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời. Hy vọng rằng, qua bài viết này bạn đọc đã “bỏ túi” nhiều kinh nghiệm quý báu giúp sự kiện diễn ra thành công!

5/5 - (101 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0967.545.555

0967545555

0845282555