Tại Việt Nam, event đã không còn quá xa lạ với mọi người. Tổ chức event giúp cho thương hiệu, tên tuổi của doanh nghiệp được “đánh bóng” hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tổ chức sự kiện để mang đến hiệu quả tốt nhất. Bài viết ngày hôm nay, An Event sẽ chia sẻ cho các bạn kinh nghiệm tổ chức các chương trình sự kiện từ A – Z.
Nội dung bài viết
Event là gì?
Event là một thuật ngữ tiếng Anh, khi dịch ra tiếng việt Event có nghĩa là sự kiện. Đây là một hoạt động có sự tham gia của nhiều người tại một địa điểm, thời gian nhất định. Những sự kiện thường được tổ chức có thể kế đến như: hội thảo, hội nghị, triển lãm, sự kiện ra mắt sản phẩm mới, hội chợ, chương trình ca nhạc…
Các hình thức event phổ biến
Event tổ chức cho doanh nghiệp
Những event tổ chức cho các công ty, doanh nghiệp thường là các buổi tạo đàm, hội thảo, khai trương, khánh thành… Các hoạt động event doanh nghiệp thường mang tính chất nội bộ, tuy nhiên đây cũng chính là công cụ giúp họ quảng bá, xây dựng hình ảnh một cách hiệu quả.
Event cho khách hàng
Sự kiện tổ chức cho khách hàng thường là các chương trình ra mắt sản phẩm mới, các buổi tri ân hoặc cuộc họp báo. Mục đích tổ chức event cho khách hàng là để quảng bá, tiếp thị sản phẩm và tạo ấn tượng với khách hàng.
Thông qua hình thức event này, doanh nghiệp thường tổ chức chương trình giảm giá, khuyến mại, chuẩn bị những phần quà đặc biệt. Event cho khách hàng được xem là hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Event tổ chức phi lợi nhuận
Event tổ chức phi lợi nhuận là các hoạt động quyên góp, từ thiện, ủng hộ cho những hoàn cảnh kém may mắn. Ngoài ra, chúng có thể tổ chức từ các hoạt động lễ hội. Thông qua hình thức này, mọi người có thể cùng nhau tham gia các hoạt động thể hiện tinh thần tương thân tương ái.
Mặt khác, event phi lợi nhuận cũng chính là cơ hội giúp các công ty, doanh nghiệp giới thiệu đến mọi người về sản phẩm, dịch vụ của họ tại một địa điểm nhất định. Việc này sẽ giúp họ thu hút sự quan tâm của mọi người.
Tổ chức event như thế nào?
Tổ chức event cần phải thực hiện nhiều việc làm khác nhau từ việc lên kế hoạch, chọn thời gian, địa điểm, cân đối chi phí… Để sự kiện thành công, bạn có thể tham khảo 2 cách tổ chức dưới đây:
Tự tổ chức
Nhiều doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí thường lựa chọn tự tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm thì việc tổ chức thành công sự kiện không hề đơn giản. Chính vì vậy, bạn cần có một bản kế hoạch chi tiết. Bao gồm
- Lên kế hoạch: Kê hoạch cần thể hiện rõ địa điểm, thời gian tổ chức, cũng như số lượng khách mời.
- Dự trù chi phí: Cần xác định được mức kinh phí cho buổi sự kiện. Sau đó, cân đối phù hợp đối với từng hạng mục.
- Xác định đối tượng tham dự: Đây chính là yếu tố liên quan trực tiếp đến kịch bản chương trình. Việc xác định được đối tượng khách mời sẽ giúp bạn xác định được mục đích, chủ đề chương trình. Đồng thời có thể đón tiếp và phục vụ họ được tốt hơn.
- Lên kịch bản chi tiết: Kịch bản sự kiện càng chi tiết, mức độ thành công sẽ càng cao.
- Phân chia công việc: Trước tiên, bạn hãy xác định những công việc cần thực hiện. Sau đó, phân công cho mọi người. Để quản lý tiến độ công việc được dễ dàng, bạn nên có timeline cụ thể.
- Tiến hành tổ chức: Thực hiện theo kế hoạch đã lên, đối với những vấn đề phát sinh cần phải xử lý nhanh chóng, linh hoạt.
- Kết thúc sự kiện: Để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo, bạn nên lắng nghe những chia sẻ, phản hồi của mọi người.
Thuê đơn vị tổ chức
Hiện nay, để sự kiện diễn ra thành công nhiều doanh nghiệp thường thuê đơn vị tổ chức. Điều này giúp họ đảm bảo được những mục trong chương trình. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện quy trình tổ chức event từ A – Z. Tuy nhiên, để không bị đội giá và có thể đáp ứng được những yêu cầu của mình, bạn nên lựa chọn đơn vị uy tín, chuyên nghiệp.
Kinh nghiệm tổ chức event
Những điều cần lưu ý
Khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc họp báo, tri ân khách hàng… các doanh nghiệp thường lựa chọn địa điểm tổ chức event đạt tiêu chuẩn, tiện nghi và chất lượng phục vụ tốt. Tuy nhiên, bên cạnh những yếu tố kể trên, bạn cần quan tâm đến sức chứa tại đơn vị cung ứng sao cho đáp ứng đủ số lượng khách mời, không gian thoáng mát, thuận tiện cho việc đi lại.
Nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng “tiền mất tật mang” khi tổ chức sự kiện tại câu lạc bộ, sân vận động… không đáp ứng tốt về hệ thống âm thanh, ánh sáng. Không những thế, có những địa điểm còn không có thời gian chạy thử chương trình. Bởi chi phí thuê được tính theo thời gian sự kiện diễn ra.
Vì vậy để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Đồng thời thêm chi phí cho việc dàn dựng và diễn tập chương trình để có sự chuẩn bị tốt nhất.
Sai lầm thường gặp khi tổ chức event
Đối với những sự kiện chuyên nghiệp thường có những phương án giải quyết vấn đề phát sinh. Để làm được điều này ban tổ chức thường dự đoán những tình huống có thể xảy ra, cũng như các phương pháp giải quyết. Có thể thấy rằng việc này sẽ đảm bảo an toàn cho sự kiện. Tuy nhiên, trên thực tế điều này có thể gây tác dụng ngược. Bởi khi chúng ta cố gắng chu toàn tất cả mọi thứ lại càng dễ tạo ra sơ hở.
Nếu không nắm rõ được quy định thì ban tổ chức có thể gặp phải rắc rối. Việc xin phép tổ chức sự kiện đặc biệt là họp báo đã được cơ quản quản lý quy định cụ thể về thời gian cấp phép 1 ngày đối với những công ty Việt Nam. Còn đối với những công ty có liên quan đến nước ngoài thời gian cấp phép sẽ là 7 ngày.
Do đó, nếu người phụ trách tổ chức họp báo nếu không nắm rõ quy định này, đợi đến ngày tổ chức mới xin phép thì có thể rơi vào tình trạng trì hoãn sự kiện, họp báo.
Treo băng rôn cũng là vấn đề bạn cần phải quan tâm. Việc treo băng rôn quảng cáo cần diễn ra đúng số lượng, thời gian quy định. Nếu đơn vị tổ chức event không tuân thủ yêu cầu của khách hàng khi trao đổi sẽ khiến sự kiện bị ảnh hưởng.
Đơn vị tổ chức event uy tín tại Hà Nội
An Event đơn vị tổ chức sự kiện uy tín số 1 tại Hà Nội. Trải qua hơn 10 năm hoạt động, An Event đã tổ chức thành công cho hàng nghìn sự kiện với quy mô khác nhau. Sự hài lòng của khách hàng chính là kim chỉ nan để chúng tôi cố gắng hoàn thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, luôn nhiệt tình trong công việc sẽ tư vấn giúp khách hàng lựa chọn được dịch vụ phù hợp với mong muốn và ngân sách. Tất cả các hạng mục đều được An Event cung cấp đầy đủ, chi tiết.
Hệ thống trang thiết bị cung cấp cho khách hàng đều được đảm bảo chất lượng, công suất. An Event cam kết thực hiện chương trình theo đúng kịch bản, đúng thời gian dự kiện. Với bề dày kinh nghiệm của mình, chúng tôi luôn xử lý những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Trên đây là “tất tần tật” những thông tin về tổ chức event mà An Event đã chia sẻ cho các bạn. Chắc hẳn qua bài viết này, bạn đọc đã có thêm nhiều kinh nghiệm vàng giúp cho sự kiện được thành công, tốt đẹp rồi đúng không nào!
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ Văn phòng: 71 Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
- Địa chỉ Kho Thiết bị 1: TT2 ô số 50, Khu đô thị Văn Phú, Hà Đông, Hà Nội
- Địa chỉ Kho Thiết bị 2: BT04-01, Khu đô thị mới Phú Lương, Hà Đông, Hà Nội
- Hotline 1: 0967.545.555
- Hotline 2: 096.448.2221
- Email: anevent.vn@gmail.com hoặc nguyet.anevent@gmail.com
- Website: www.anevent.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/ChoThueBanGheHaNoi
- Youtube: https://www.youtube.com/CongtyTochucsukienAnEvent
