Quy trình tổ chức và lên ý tưởng nội dung hội thảo

Bạn đang có nhu cầu tổ chức hội nghị hội thảo và đang suy nghĩ, đắn đo về nội dung hội thảo. Vì hội thảo hay hội nghị là một sự kiện rất quan trọng và ý nghĩa, yêu cầu sự chỉnh chu đến từ những chi tiết nhỏ nhất. Vậy lên kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp như thế nào, quy trình chi tiết ra sao? Đừng lo, An Event – dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ luôn đồng hành cùng bạn và chia sẻ cho bạn một số kinh nghiệm ở nội dung dưới đây.   

Khi nào nên tổ chức hội thảo?

Hội thảo hay hội nghị là sự kiện vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp. Mỗi sự kiện thể hiện những kế hoạch khác nhau của doanh nghiệp: giới thiệu hàng hóa, dịch vụ, mở rộng mối quan hệ… Vậy làm khi nào nên tổ chức hội thảo hội nghị? Hãy tham khảo lý do mà An Event chia sẻ ngay sau đây. 

  • Bạn có nhu cầu xây dựng thương hiệu: Khi mới bước chân vào thị trường chắc hẳn doanh nghiệp nào cũng muốn tiếp cận nhanh với khách hàng. Chính vì thế việc tổ chức hội nghị là một hình thức marketing, giúp nhiều người biết đến thương hiệu của bạn. Bên cạnh đó, những buổi hội thảo đã phần nào xây dựng được hình ảnh và uy tín của bạn đối với khách hàng.   
  • Bạn muốn tạo lòng tin: Những sự kiện được tổ chức ở trung tâm tổ chức hội nghị mang lại cho doanh nghiệp cơ hội giao lưu trực tiếp với khách hàng. Ở đó doanh nghiệp có thể chia sẻ nhiều thông tin thuyết phục khách hàng và có thể chứng minh chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, khách hàng sẽ ấn tượng về doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tạo được niềm tin mạnh mẽ. 
  • Giới thiệu hàng hóa, dịch vụ: các sản phẩm của bạn sẽ được giới thiệu trực tiếp tại hội thảo, mang lại ấn tượng từ cái nhìn ban đầu.
  • Lấy ý kiến khách hàng: Những buổi hội thảo hội nghị là cơ hội vô cùng tuyệt vời đối với doanh nghiệp. Bạn có thể xin ý kiến, phản hồi chân thật nhất từ khách hàng. Điều đó giúp doanh nghiệp của bạn nhận ra được những ưu điểm và nhược điểm, từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục và ngày càng hoàn thiện hơn.  
Cho thuê bàn IBM giá rẻ
Cho thuê bàn IBM tổ chức hội nghị Bamboo Airways

Các loại hình tổ chức hội nghị hội thảo

Dưới đây là một số hình thức tổ chức hội nghị đã được An Event tổng kết sau quá trình hoạt động: 

Tri ân đối tác, khách hàng

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, đối tác là sự kiện quan trọng đối với không chỉ các doanh nghiệp lớn mà còn quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gửi lời cảm ơn, lời tri ân sâu sắc nhất đến với khách hàng và đối tác. Sự kiện này diễn ra thường niên và có tính quan trọng, chính vì thế yêu cầu sự kỹ lưỡng và chi tiết trong từng khâu công việc. 

Giới thiệu sản phẩm mới

Đây là một buổi hội nghị được tổ chức với mục đích mang sản phẩm, dịch vụ mới đến với thị trường đặc biệt là các đối tác, khách hàng thân thiết. Sự kiện này cũng không kém phần quan trọng bởi chính nó tạo tiền đề phát triển cho sản phẩm và mang sản phẩm đến gần hơn với quý khách hàng. Buổi hội nghị giới thiệu sản phẩm mới yêu cầu mọi thứ phải được lên kế hoạch chi tiết nhất và mọi thông tin đưa ra cần có minh chứng xác đáng. 

Tổng kết cuối năm

Hội nghị tổng kết cuối năm thường là sự kiện diễn ra giữa các cổ đông và nội bộ công ty. Nội dung của hội nghị là tổng kết toàn bộ hoạt động năm cũ và đưa ra định hướng, kế hoạch phát triển trong tương lai. Chính vì thế, sự kiện này không yêu cầu quá cầu kỳ tuy nhiên cần đảm bảo những điều kiện nhất định.  

Tổ chức hội nghị
Cho thuê bàn ghế tổ chức hội nghị Chùa Tam Cúc

>> Tham khảo: Giải pháp hội nghị trực tuyến là gì? Các giải pháp họp trực tuyến hiệu quả

An Event – Dịch vụ tổ chức hội thảo hội nghị theo quy trình chuyên nghiệp

Trải qua hơn 10 năm hoạt động trong nghề, An Event muốn chia sẻ với bạn quy trình tổ chức hội thảo hội nghị chuyên nghiệp nhất. 

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Xác định chủ đề hội thảo giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch cho sự kiện. Lưu ý, để tiết kiệm thời gian cho các công việc sau bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. 

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Bản kế hoạch được lập cần khảo sát kĩ nhu cầu của người tham gia, thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Nội dung hội thảo sẽ bao gồm: 

  • Mục đích của hội thảo
  • Lên ý tưởng nội dung chương trình
  • Thời gian, địa điểm tổ chức
  • Đối tượng tham gia
  • Dự tính kinh phí 
  • Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị và tổ chức hội thảo

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần chuẩn bị rất nhiều công việc. Đầu tiên phải kể đến nhân sự, tiếp theo là những tài liệu liên quan, cơ sở vật chất, trang trí không gian, chuẩn bị thư mời… 

Tiếp đến khâu tổ chức, cần đảm bảo đủ nhân lực và tất cả khâu chuẩn bị đã được hoàn thiện. Để buổi hội thảo diễn ra ấn tượng, bạn cần kiểm soát, điều phối sao cho buổi hội thảo diễn ra theo đúng kế hoạch. 

Bước 4: Bế mạc hội thảo

Đây là bước cuối cùng trong quy trình. Để hội thảo thành công rực rỡ, bạn không nên thực hiện sơ sài bước công việc này. Ở đây cần tổng kết hội thảo, tặng quà lưu niệm và ghi biên bản hội thảo. 

Hội nghị tri ân khách hàng

>> Xem thêm: Dịch Vụ Quay Phim Hội Nghị Hội Thảo Chuyên Nghiệp Giá Rẻ

Kinh nghiệm tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Dưới đây là một số kinh nghiệm tổ chức hội thảo hội nghị chuyên nghiệp mà chúng ta cần nắm:

Chủ đề hội thảo ấn tượng 

Chủ đề của hội thảo rất quan trọng, như là linh hồn của buổi hội thảo. Nếu chủ đề cập nhật, bắt kịp xu hướng sẽ thu hút được nhiều người tham dự hơn, mang lại hiệu quả cho buổi hội thảo.  

Ưu tiên khách mời chuyên gia

Khi mời diễn giả, bạn nên chú ý ưu tiên lựa chọn những chuyên gia, những người có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực của bạn. Điều đó không chỉ mang lại hiệu quả cao cho kế hoạch truyền thông mà còn tăng uy tín, độ tin cậy cho buổi hội thảo của bạn.    

Địa điểm, thời gian phù hợp

Không gian thoáng, đủ rộng rãi kết hợp thời gian hợp lý phù hợp với đa số mọi người sẽ giúp không khí buổi hội thảo sôi nổi, thoải mái hơn rất nhiều. Vì thế, bạn nên chú ý về vấn đề thời gian, địa điểm trong quá trình chuẩn bị tổ chức.

Đẩy mạnh truyền thông 

Truyền thông tốt sẽ giúp buổi hội thảo của bạn hiệu quả và tiếp cận được với nhiều người hơn. An Event bật mí cho bạn một chi tiết truyền thông hiệu quả, đó là bạn cần xác định đối tượng truyền thông là ai, thời gian truyền thông là khi nào và lựa chọn kênh truyền thông như thế nào? 

>> Tham khảo: Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng

Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về việc tổ chức một hội thảo hội nghị chuyên nghiệp: quy trình tổ chức, các loại hình hội nghị hội thảo, kinh nghiệm tổ chức…Hy vọng sau khi tham khảo bài viết của chúng tôi, các bạn sẽ có được những kiến thức và hiểu biết nhất định, giúp bạn tổ chức thành công hội nghị hội thảo sắp tới. Tự hào là dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp, An Event luôn sẵn sàng hỗ trợ các bạn! 

CÔNG TY CP AN EVENT VIỆT NAM

Rate this post

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0967.545.555