Giải pháp hội nghị trực tuyến là gì? Các giải pháp họp trực tuyến hiệu quả

Trong mùa dịch Covid-19, việc gặp mặt giữa người với người bị hạn chế rất nhiều, kể cả trong công việc, trong học tập, và nhiều lĩnh vực khác. “Họp trực tuyến” chính là từ khóa được search nhiều nhất trên các trang tìm kiếm và cũng là một vấn đề nan giải lúc bấy giờ. Hiểu được điều đó, sau đây An Event sẽ chia sẻ một số giải pháp họp trực tuyến hiệu quả.

Giải pháp hội nghị trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến (teleconference) là hình thức họp thông qua các thiết bị máy tính, PC, smartPhone, máy tính bảng, thiết bị chuyên dụng hay điện thoại VoiP thông qua môi trường Internet, PSTN bằng cách sử dụng phần mềm như: Zoom Meeting, Google Meet, Skype,.. hay các phần mềm hỗ trợ khác. 

Ngoài ra giải pháp hội nghị trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa như ở trung tâm, nơi giảng dạy, điều hành,..Giải pháp này được đánh giá như một bước phát triển vượt bậc trong ngành công nghệ thông tin.

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp
Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp

Giải pháp hội nghị trực tuyến có vai trò như thế nào?

Giải pháp họp trực tuyến mang lại những lợi ích bất ngờ, không chỉ trong doanh nghiệp trong thời điểm dịch bệnh mà còn cho mỗi cá nhân:

  • Cuộc họp được diễn ra nhanh chóng, rút ngắn và tiết kiệm tối đa thời gian đi lại và các sự cố bất ngờ trong quá trình di chuyển, dù ở bất kỳ nơi nào, thời điểm nào đều có thể dễ dàng tham gia.
  • Giúp giảm chi phí tổ chức đáng kể.
  • Kết nối được nhiều người ở các vùng địa lý khác nhau, xóa bỏ khoảng cách ranh giới.
  • Chính vì tính tiện lợi, nhanh chóng mà chúng ta có thể trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, với rất nhiều người và nâng cao sự hợp tác giữa khách hàng và đối tác.
  • Giúp đào tạo chuyên môn một cách nhanh chóng, hiệu quả.
  • Đặc biệt giải pháp này có thể ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực từ y tế, kinh doanh đến giáo dục, quốc phòng,…

To chuc hoi nghi truc tuyen 18

>> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức hội nghị – hội thảo tại Hà Nội

Các giải pháp họp trực tuyến phổ biến nhất

Dưới đây là một số giải pháp họp trực tuyến phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng:

Hội nghị trực tuyến qua các phần mềm/web miễn phí

Giải pháp phòng họp trực tuyến qua các phần mềm là hình thức họp và gặp mặt phổ biến nhất hiện nay, gồm các ứng dụng như Zoom, Google meet, Teams, Skype,..nhưng với một chức năng hạn chế, cần phải trả phí để sử dụng full tính năng.

  • Ưu điểm: chi phí đầu tư thấp, thậm chí chỉ cần đến một chiếc smartphone hay máy tính sẵn có.
  • Nhược điểm: các chức năng bị hạn chế rất nhiều: không trình chiếu được dữ liệu, giới hạn thời gian dùng thử, giới hạn người tham gia, hình ảnh âm thanh không được đáp ứng tối đa, thường xuyên xảy ra lỗi gây mất thời gian khi có vấn đề về đường truyền mạng. Chính vì vậy, chỉ nên sử dụng web để tạo cuộc họp cho một nhóm người.

Hội nghị trực tuyến qua điện thoại

Giải pháp phòng họp trực tuyến qua điện thoại là hội nghị bằng âm thanh. Cơ bản giống như một chiếc điện thoại thông thường nhưng được trang bị micro hiện đại và chuyên dụng hơn, có độ nhạy cao và bán kính nói có thể lên đến trên 5m và thu âm rộng. Loa ngoài phát với bán kính rộng, có thể đáp ứng nhiều người nghe và có thể kết nối với các điểm gọi khác nhau cùng một lúc.

  • Ưu điểm: Chi phí thấp, có thể tận dụng điện thoại sẵn có.
  • Nhược điểm: cuộc họp bị hạn chế rất lớn về hình ảnh, do đó khả năng minh họa và truyền tải thông tin kém, khó nắm bắt, chỉ hỗ trợ trao đổi về mặt âm thanh như một cuộc gọi.

To chuc hoi nghi truc tuyen 16

>> Xem thêm: Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng

Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp họp trực tuyến này sử dụng hệ thống các các thiết bị phần cứng kết hợp với phần mềm để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác qua môi trường internet, WAN, LAN. 

Đây là giải pháp khá tốn kém vì doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống thiết bị phần cứng tại các điểm cầu, nhu cầu họp bao nhiêu điểm thì phải setup đủ các hệ thống thiết bị. 

  • Ưu điểm: là giải pháp hoàn hảo cho một cuộc họp. Hình ảnh, âm thanh, tài liệu,.. được chia sẻ trên cuộc họp rất rõ ràng, sắc nét và sống động, bao gồm nhiều chức năng tối ưu.
  • Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn, tốn kém, phải đào tạo mới có thể sử dụng được.

Giải pháp hội nghị trực tuyến là gì?

Họp sử dụng dịch vụ hội nghị trực tuyến

Xu hướng họp online tăng cao trong thời điểm này nên nhiều công ty có tổ chức dịch vụ hội nghị để đáp ứng thị trường. Về cơ bản đây cũng là hình thức hội nghị qua phần mềm nhưng các phần mềm này có nhiều chức năng cao hơn, tương tự như việc sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình.

  • Ưu điểm: Sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị hội thảo trực tuyến giúp bạn tiết kiệm chi phí, không phải sắm sửa nhiều trang thiết bị tốn kém. Đặc biệt, đội ngũ thợ kỹ thuật chuyên nghiệp sẽ dễ dàng giúp bạn setup thiết bị nhanh chóng mà bạn không cần thực hiện bất cứ thao tác nào. Các thiết bị hội thảo trực tuyến được cung cấp bởi đơn vị uy tín sẽ giúp bạn yên tâm về chất lượng thiết bị, hạn chế tối đa được tình trạng gián đoạn trong buổi hội thảo với kỹ thuật kết nối đường truyền internet với tốc độ cao.
  • Nhược điểm: Quy mô khá nhỏ, không chủ động, linh động trong cuộc họp.

>> Tham khảo: Dịch Vụ Tổ Chức Hội Nghị Trực Tuyến Chuyên Nghiệp Uy Tín

Lời kết

An Event đã giới thiệu cho mọi người một số giải pháp họp trực tuyến an toàn, hiệu quả, nhanh chóng. Họp trực tuyến khiến mọi thứ trở nên đơn giản hơn rất nhiều lần. Hy vọng qua bài viết trên, bạn có thể tham khảo được những hình thức hội nghị phù hợp nhất cho quý công ty!

CÔNG TY CP AN EVENT VIỆT NAM

Rate this post

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0967.545.555